Una delle conseguenze della situazione di emergenza sanitaria che ha sconvolto la vita sul pianeta a partire dal mese di Febbraio 2020 è il grande interesse suscitato per le tecnologie di telelavoro o “smart-working”.
Il fatto che si tratti di una tendenza molto importante è congermato dallo strumento che Google mette a disposizione per verificare la quantità di ricerche effettuate sul motore di ricerca nel tempo (Google Trends disponibile presso l’indirizzo trends.google.it). La quantità di ricerche dei termini “smartworking”, “telelavoro” e “smart working” è infatti aumentata di 25, 40 e 50 volte rispettivamente a partire dalla settimana dal 16 al 22 febbraio 2020.
Gran parte della forza lavoro alla data di chiusura di questo articolo è attiva in modalità “smart working” ma la corsa verso questa nuova modalità è ancora molto aperta. Infatti alla fine del 2019 solo il 12% delle piccole e medie aziende avevano avviato dei veri progetti dedicati ad abilitare il lavoro a distanza, mentre tra le grandi imprese la percentuale era di oltre il 50% ma ben al di sotto della diffusione che questa modalità ha assunto allo scoppiare dell’emergenza sanitaria.
Quali sono i suggerimenti più importanti per godere di un buon clima lavorativo e del massimo della collaborazione tra colleghi anche in epoca di crisi? Eccone una lista ragionata.
La sicurezza informatica nel lavorare da casa
Assicurare la regolare correttezza del telelavoro non significa solo avere una buona connessione internet domestica e dotarsi di uno o più strumenti come il PC e una stampante. Le reti aziendali sono quasi sempre molto più protette dalle minacce informatiche rispetto alle connessioni private e questo significa che saranno richieste attenzioni particolari nella gestione del lavoro da casa, in prima istanza per garantire la sicurezza dei computer che sono utilizzati per il telelavoro e ovviamente anche per garantire la riservatezza dei dati che vengono scambiati tra i lavoratori costretti allo smart working. A questo proposito è bene che le comunicazioni in telelavoro avvengano sempre con l’utilizzo di una VPN (o Virtual Private Network), una sorta di “involucro” in cui le nostre conversazioni passano all’interno di una protezione virtuale che le mette al riparo da occhi indiscreti e da tentativi di estorsione di dati. La sicurezza informatica è una materia sulla quale l’educazione degli addetti allo smart working deve seguire una serie di indicazioni che non si limitano all’utilizzo delle VPN ma si estendono ad altri aspetti tra cui:
- Assicurarsi che i device in uso siano protetti dalle minacce rappresentate da virus e malware
- Se possibile usare l’autenticazione a più livelli
- Evitare di utilizzare per uso promiscuo i device, ad esempio per lavorare e per scaricare giochi che possano inglobare minacce a volte molto pericolose.
Le condizioni per assicurare l’efficacia del lavoro
Lavorare da casa o in generale in remote working può essere un’abitudine da prendere e un modo di collaborare che può avere aspetti positivi come un migliore rapporto tra ritmi di lavoro e vita famigliare. Allo stesso tempo per chi non è avvezzo a tale pratica si può rendere necessario prendere delle precauzioni che possono riguardare tutta l’azienda o tutto il gruppo di lavoro. Come l’utilizzo di software per la gestione dei task e per il project management, allo scopo di recuperare l’efficacia che può risultare diminuita soprattutto per chi non ha mai intrapreso la pratica del telelavoro in precedenza.
L’accesso ai dati aziendali
Uno degli aspetti più problematici ma anche più facilmente risolvibili è l’accesso in telelavoro ai dati aziendali. La soluzione migliore in questi casi è che tutti i dati siano organizzati in un unico deposito che sia costantemente sottoposto a backup.
Con questo genere di applicazioni si può realizzare un’integrazione perfetta tra documenti centralizzati e sottoposti a backup, applicazioni in grado di gestirli e piattaforma di collaborazione che assicura non solo le comunicazioni audio e video ma anche la totale interoperabilità con i documenti stessi.
Ecco dunque che il telelavoro irrompe con prepotenza nelle nostre vite come risposta efficace oltre che unica alle emergenze di questi giorni. Lo scenario professionale non sarà più lo stesso dopo l’emergere delle nuove tendenze alla gestione del lavoro a distanza. Le aziende, i sindacati e le leggi si stanno rapidamente adeguando ai nuovi scenari con decisioni epocali che sono destinate a cambiare per sempre le abitudini e la gestione del lavoro da parte delle imprese e dei lavoratori. Un numero ancora notevole di adeguamenti a tutti i livelli (legislativi, organizzativi, assicurativi e non solo) è richiesto perché le condizioni dello Smart Working si stabilizzino e diventino uno standard per tutti i lavoratori.
Quello che è certo è che i cambiamenti che sono in corso in questi giorni sono destinati a rimanere nella nostra cultura e nel modo in cui viviamo e lavoriamo. Così come la tecnologia che fornisce supporto alle rivoluzioni dei comportamenti e che le rende possibili con incessante progressione, per il continuo miglioramento delle condizioni degli individui.
