La scelta dell’ERP appropriato per le esigenze specifiche dell’azienda è un passo cruciale poiché una selezione errata può portare a problemi significativi in fase di migrazione.
Il successo di un progetto di migrazione dipende dalla selezione del sistema ERP che può meglio confrontarsi con le esigenze aziendali.
Ecco alcuni consigli per minimizzare il rischio di problemi durante la migrazione e selezionare l’ERP più appropriato per le proprie necessità specifiche:
- Valutazione delle Esigenze Aziendali: È doveroso partire dall’approfondita analisi delle esigenze aziendali. Vanno coinvolti a tal proposito i rappresentanti di tutti i reparti chiave per identificare le funzionalità necessarie e i requisiti specifici del sistema ERP.
- Pianificazione a Lungo Termine: Occorre focalizzarsi sugli obiettivi e le esigenze aziendali a lungo termine. Il progetto di migrazione va pianificato tenendo conto della crescita, dei cambiamenti del mercato e dell’evoluzione delle esigenze aziendali. L’ERP deve essere, infatti, in grado di adattarsi a queste trasformazioni.
- Ricerca dei Fornitori: È bene condurre una ricerca dettagliata sui fornitori di sistemi ERP. Va tenuto conto delle loro esperienze, della reputazione, dei casi di successo e della loro conformità a normative e regolamenti.
- Creazione di una Dichiarazione dei Requisiti: È consigliabile stilare un manifesto dettagliato con i requisiti e i desiderata legati al nuovo ERP. Tale dichiarazione può guidare le aziende nella selezione e garantire che il sistema soddisfi le proprie esigenze.
- Coinvolgimento di un Comitato di Selezione: Un comitato di selezione che includa rappresentanti da vari reparti aziendali può contribuire a garantire che le esigenze di tutti siano rappresentate.
- Richiesta di Dimostrazioni e Prove: Richiedere ai fornitori di ERP dimostrazioni dettagliate del loro sistema consente al personale di sperimentare il software in modo pratico. Questo contribuirà a dare un’idea concreta delle funzionalità.
- Valutazione delle tecnologie e degli standard di riferimento della soluzione applicativa: Orientare la scelta verso soluzioni basate su componenti SW, HW e tecnologici “allo stato dell’arte”. La scelta deve tener conto dell’obsolescenza di tali componenti che devono garantire le proprie prestazioni e competitività per almeno 10 anni dall’acquisto, eventuali non conformità o limitazioni prestazionali, funzionali e di sicurezza, o ancor peggio end-of-life di prodotti e tecnologie, costituirebbero vincoli gravi per i piani di sviluppo ed evoluzione dell’azienda in un percorso di efficientamento dei processi basato sulla transizione digitale
- Valutazione attenta delle Funzionalità: È importante analizzare le funzionalità offerte da ciascun sistema ERP rispetto ai requisiti aziendali. Può giovare in tal senso richiedere ai fornitori come le loro funzionalità si allineano alle esigenze specifiche.
- Valutazione della predisposizione all’Integrazione cooperativa nativa o conformità a standard diffusi di integrazione tra sistemi: Il sistema ERP deve essere preferibilmente una suite già integrata con soluzioni specializzate come Finance, CRM, Produzione MES e schedulatore, logistica avanzata, etc. o deve poter essere facilmente integrato con altre applicazioni aziendali esistenti e/o da implementare.
- Valutazione del Costo Totale di Possesso (TCO): Il costo totale di possesso, che include non solo il prezzo iniziale, ma anche i costi di manutenzione, aggiornamenti e formazione è parte integrante nel processo di selezione poiché fornisce una visione più chiara dei costi a lungo termine.
- Richiesta di Assistenza e Supporto: I fornitori devono comunicare quali livelli di assistenza e supporto offrono, inclusi tempi di risposta e disponibilità del servizio clienti.
- Ricerca Referenze e Recensioni: Può essere utile contattare le referenze fornite dai fornitori di ERP e ricercare autonomamente recensioni. Queste fonti possono offrire una visione obiettiva delle esperienze di altri utenti.
- Negoziazione attenta dei Contratti: Una volta selezionato un fornitore, è buona norma negoziare attentamente il contratto per garantire che tutti i dettagli siano chiari, compresi i costi, le scadenze e le condizioni di servizio.
- Valutazione di una Pianificazione Pilota: Prima di procedere con una migrazione a scala completa, è preferibile procedere con un’implementazione pilota su una scala più piccola per testare il sistema e risolvere eventuali problemi iniziali.
- Monitoraggio Costante: Una volta implementato il sistema ERP, controllare costantemente il suo rendimento è importante, così come raccogliere il feedback degli utenti per apportare miglioramenti e/o modifiche ove necessario.
La selezione di un sistema ERP richiede tempo e attenzione ai dettagli, ma è un passo critico per il successo del nostro progetto di migrazione. Bisogna pertanto assicurarsi di coinvolgere tutte le parti interessate e di seguire un processo di selezione strutturato per minimizzare i rischi che possono emergere durante la fase di migrazione.
Tecnodata, TOP Partner Zucchetti per l’ERP, da più di 30 anni investe in innovazione ed è al fianco delle aziende che vogliono crescere, digitalizzarsi e che sono proiettate verso il futuro.
La nostra esperienza in materia di migrazioni di sistemi ERP ci ha permesso di confrontarci con realtà diverse a cui corrispondono esigenze specifiche differenti.
E’ per questo che la scelta dell’ERP è una decisione cruciale per il futuro delle aziende. Non esiste, infatti, il miglior ERP ma l’ERP migliore per una determinata azienda. L’ERP che è in grado di soddisfare meglio le necessità aziendali e che riesce ad ottimizzare il lavoro e minimizzare tempi e costi.
La scelta del sistema ERP dipende dalle esigenze specifiche, dalle dimensioni e dal settore di ciascuna azienda. Ciò che potrebbe essere considerato il sistema ERP ideale per un’azienda potrebbe non essere altrettanto adatto per un’altra. L’ERP giusto è quello in grado di plasmarsi sulle esigenze aziendali presenti e future. Quello che può facilitare il lavoro migliorando l’efficienza e la competitività aziendale.
In primis le aziende devono valutare attentamente i loro requisiti aziendali, i processi operativi, le dimensioni, le risorse e le esigenze uniche. È importante considerare la flessibilità, la scalabilità e la capacità di adattamento del sistema alle esigenze future dell’azienda. La “giusta” soluzione ERP è quindi quella che si adatta meglio alle specifiche esigenze e obiettivi dell’azienda in questione. La scelta dovrebbe essere basata su una valutazione approfondita delle caratteristiche del sistema e sulla sua capacità di migliorare l’efficienza, ottimizzare i processi aziendali e adattarsi al contesto operativo dell’organizzazione.
Il nostro team di collaboratori è pronto a soddisfare anche le esigenze di customizzazione che il cliente richiede. Del resto l’ERP stesso si modella nel tempo e migliora sulla base delle esigenze che possono nascere in futuro. E’ fondamentale pertanto scegliere un ERP proiettato nel futuro e abbandonare sistemi obsoleti che ostacolano la transizione digitale.
Scegliere il giusto ERP è anche scegliere il giusto fornitore: l’efficacia di una soluzione ERP non può prescindere dal fornitore, dal supporto e dalla qualità dell’assistenza.
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